Så dokumenterar vi verksamheten

I ett kort perspektiv handlar det om att ha ordning på, eller om man hellre vill: hålla i minnet vad vi gör, vilka beslut vi fattar tillsammans och vem som får saker i uppdrag. I ett längre perspektiv – ett historiskt perspektiv – handlar det om att framtida medlemmar ska kunna veta och förstå vad vi gör, hur vi tänker och resonerar och därför kunna lära sig av våra erfarenheter?

 En lokal samorganisation, ett syndikat, en sektion, eller ett SAC-distrikt ska alltid försöka ha bra ordning på sina protokoll, mottagna brev och kopior på skickade brev, verksamhets- och revisionsberättelser, räkenskaperna och andra typer av dokument som skapas i den egna verksamheten (det kan vara egna medlemsblad, flygblad och affischer, fotografier, film- eller ljudinspelningar).

Många är tveksamma till att alls dokumentera någonting av vad vi gör och bestämmer tillsammans och hävdar att det skulle kunna vara till vår nackdel. Men man kan vända på det och säga att vår dokumentation kan användas som ”bevis” mot tänkbara beskyllningar från arbetsköpare, konkurrentorganisationer eller massmedia.

 

Hur håller man ordning?

 Många har bara en pärm där allt sätts in. Protokollet från ett medlemsmöte följs av kopian av ett protestbrev och därefter en kursinbjudan. Så gör många föreningar och det är bättre än total oordning.

 Det blir mer lättsökt om man skiljer på olika dokumentserier. Exempelvis samlar man alla medlemsmötes- och styrelseprotokoll för sig i tidsordning och alla inkomna och utgående brev i tidsföljd. Om man gör så med alla typer av dokument, d v s: protokoll, verksamhetsberättelser, medlemsregister, korrespondens, inkomna cirkulär från SAC, räkenskaper o s v, så närmar man sig ordningen man har på folkrörelsearkiven.

 Olika delar av verksamheten, exempelvis förhandlingsärenden och studieverksamhet, kan man samla var för sig. Då blir det alltså ämnet som styr ordningen och inte typen av dokument.

All ordning underlättas om man vet när ett dokument har skapats. Ta därför som en vana att alltid datera protokoll, och utgående brev, o s v. Mottagna brev förses istället med ankomstdatum.

Ska allt sparas?

 Nej det går inte och på arkivspråk talar man om att rensa och att gallra. Rensa bland dokumenten innebär att man tar bort dubbletter (man sparar original och slänger kopior, eller sparar en kopia om original saknas). Man rensar också bort cirkulär, d v s inkomna skrivelser som inte är unika; exakt likadana brev har sänts exempelvis till alla LS i landet, eller till alla föreningar på en ort.

Gallring innebär att man kasserar unika dokument som kan innehålla unik information. Vanligtvis gallrar man bara bokföringsmaterial. Bokföringslagen – som alla ideella föreningar omfattas av – kräver att verifikationer, kontoutdrag och kassaböcker sparas i 7 år efter ett räkenskapsårs slut (2012 års bokföring kan alltså gallras 2020). Det normala är dock att man efter sjuårsfristen bara gallrar verifikationer och kontoutdrag, men man sparar kassabok (verifikationslista), huvudbok och givetvis bokslutet med balans- och resultaträkningen.

Är det något särskilt att tänka på?

 Vill man att dokumenten ska bevaras, så gäller det att välja bra skrivmaterial. Nu för tiden är i princip allt kopieringspapper åldersbeständigt. Man behöver alltså inte köpa s k arkivbeständigt papper, som är mycket dyrare.

Sen är det ju också intressant om texten sitter kvar på pappret. Blyerts- och kulspetspennor, precis som moderna bläckstråle- och laserskrivare och kopiatorer är att rekommendera. Tuschpennetext bleknar bort eller ”flyter ut i pappret”. Gem av metall kan ge rostskador som förstör pappret. Tejp blir smetigt och plastfickor kan ”lyfta bort” texten från papper. När det gäller förvaring av arkivmaterialet, så är normal rumstemperatur och normal luftfuktighet att rekommendera.

Digital förvaring är väl bra?

 När det gäller digital förvaring så vet man egentligen bara att den magnetiska formen (d v s disketter) är helt osäker, medan den optiska (d v s CD-rom och DVD-skivor) kan vara relativt beständig. Tillverkare säger att en CD-romskiva kanske håller i 20 år, men även om skivan håller och informationen på den bevaras så blir ju frågan: hur många CD-läsare finns det om 20 år?

Det bästa tipset i nuläget är att kopiera och sprida så mycket som möjligt, ju fler brända skivor och ju fler hårddiskar med den intressanta informationen, ju större chanser att informationen bevaras!

Var ska man göra av arkivmaterialet?

 Nästan alla län har regionala folkrörelsearkiv och på några orter i landet finns lokala arbetar- eller folkrörelsearkiv. I Stockholms län vänder man sig till Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek.

 När man deponerar arkivmaterial (som betyder att man behåller ägande- och bestämmanderätten) på ett arbetar- eller folkrörelsearkiv så blir inte materialet automatiskt tillgängligt för allmänheten. Arkiv från organisationer räknas som enskilda arkiv och omfattas varken av arkivlagen eller av offentlighetsprincipen, och därför inte heller av sekretesslagen.

 När man deponerar arkivmaterial så görs det med eller utan förbehåll. SACs Arbetsutskott har nyligen fastställt tillstånds-regler för allt syndikalistiskt arkivmaterial vid alla folkrörelsearkiv i landet. Enligt AUs regler är allt deponerat material tillgängligt men endast arkivdokument som är äldre än tio år får kopieras, avfotograferas eller inskannas och i yngre material får heller inte personnamn citeras.

Verksamma LS, syndikat, sektioner och SAC-distrikt får självklart skapa egna villkor. Man ska dock tänka på att olika begränsande förbehåll bara antyder att materialet innehåller information som någon vill dölja. Uppgiften om ”hemligstämpel” framgår alltid i folkrörelsearkivens sökkataloger och funkar som signallampa: ”Här finns något verkligt spännande”.

När deponerar man?

 När dokumenten inte behövs i verksamheten längre, men man bör inte deponera arkivhandlingar som är yngre tio år. Men givetvis så snabbt som möjligt efter det att organisationen har upphört.

 Många folkrörelsearkiv tillämpar medlemskap, d v s man blir medlem i en arkivförening när man deponerar sitt material. Avgiften beror på antalet medlemmar. Förutom medlemsavgiften förekommer ibland även hyllmeteravgift.

 Magnus Jerlström
 SACs Arkiv- och bibliotekskommitté

Ur Syndikalisten nr 2-2005, uppdaterad 2012 med anledning av ändring av Bokföringslagen.